Was ist eine Inventur überhaupt?

Die Inventur ist ein Prozess, bei dem einmal jährlich eine umfassende Bestands­aufnahme sämtlicher Vermögens­gegenstände eines Unternehmens durchgeführt wird. Diese werden gewogen, gezählt und erfasst und liefern als Resultat das Inventar, welches als Grund­lage für die Bilanz heran­gezogen wird.

Vermögens­gegenstände setzen sich zusammen aus dem Anlage­vermöge, wie beispielsweise Grund­stücke oder Maschinen, sowie dem Umlauf­vermögen, zu dem Forderungen, Schulden, Bargeld und Erzeugnisse gehören.

Die Inventur dient dazu, einen genauen Über­blick über den Bestand an Vermögens­werten im Unternehmen zu erhalten. Für die ordnungs­gemäße Buch­führung ist sie unerlässlich, da sie es ermöglicht, die Ist- und Soll-Bestände miteinander zu vergleichen. Abweichungen zwischen den Beständen werden während der Inventur ermittelt und korrigiert. Die Ergebnisse fließen in die Gewinn- und Verlust­rechnung des Unternehmens ein und haben Auswirkungen auf die Bilanz.

Der große Stellen­wert einer Inventur wird dadurch unterstrichen, dass ihre Durch­führung in vielen Ländern sogar gesetzlich vorgeschrieben ist. Je nach Art des Unternehmens und den länder­spezifischen Bestimmungen, können dabei verschiedene Inventur­verfahren angewandt werden.

Die verschiedenen Inventur­verfahren und Inventur­art im Überblick

Zu den drei Haupt­verfahren der Inventur zählen:

Körperliche Inventur: Hierbei werden alle materiellen Vermögens­gegenstände im Unternehmen durch Zählen, Messen, Wiegen und Schätzen festgestellt.

Buchinventur: Diese erfasst immaterielle Vermögens­gegenstände wie Forderungen, Schulden und finanzielle Vermögens­werte anhand von Quittungen und Belegen.

Anlageninventur: Diese Methode bestimmt den Wert des Anlage­vermögens, einschließlich lang­lebiger materieller Vermögens­werte wie Fuhrpark, Maschinen und Anlagen sowie Büro­ausstattung mit Anschaffungs- oder Herstellungs­kosten über 1.000 Euro.

Neben den Inventur­verfahren können auch noch die Inventur­arten unterschieden werden

Stichtagsinventur: Wie der Name bereits verrät, erfolgt hier die Bestands­aufnahme aller Vermögens­gegenstände an einem Tag, dem Bilanz­stichtag. Meist handelt es sich dabei um den 31. Dezember.

Zeitnahe Stichtagsinventur: Hierbei handelt es sich um eine Sonder­form der Stichtags­inventur. Diese hat grundsätzlich am letzten Arbeitstag des alten Wirtschafts­jahres oder zu Beginn des ersten Arbeits­tages des alten Wirtschafts­jahres zu erfolgen. Dieser Zeit­raum sollte 10 Tage vor bzw. nach dem Bilanz­stichtag nicht überschreiten.

Stichprobeninventur: Aus repräsentativen Stich­proben wird der Gesamt­bestand bei dieser Methode hoch­gerechnet.

Permanente Inventur: Hier wird die Bestands­erfassung über das gesamte Wirtschafts­jahr

Vor- oder nachverlegte Inventur: Diese wird drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanz­stichtag durchgeführt.

Schritt für Schritt: So läuft eine Inventur ab

Step 1: Aufgaben vor der Inventur

Datum: Legen Sie, abhängig von der gewählten Inventur­art, ein Datum fest. Üblicher­weise erfolgt die Inventur zum Jahres­ende.

Zeitplan: Erstellen Sie einen Zeit­plan um sicherzustellen, dass die Inventur termin­gerecht abläuft. Klären Sie dabei, ob die Inventur während laufender, reduzierter oder geschlossener Produktion durchgeführt wird und wie lange sie dauern wird. Alle Termine und Verantwortlich­keiten werden am besten in einem Inventur­kalender fest­gehalten.

Inventurbereiche: Teilen Sie das Unternehmen in sogenannte Inventur­bereiche, das erleichtert die Einhaltung des Zeit­plans. Jeder Bereich sollte im Vorfeld aufgeräumt und geordnet, sowie Defekte oder abgelaufene Ware separiert werden. Alle aufzunehmenden Gegen­stände werden gekennzeichnet und die Aufnahme­bereiche nummeriert und markiert.

Hilfsmittel: Stellen Sie alle notwendigen Hilfs­mittel im Vorfeld bereit, dazu zählen Aufnahme­formulare, Inventur­protokolle, Warenzugangs- und verkaufs­listen, Taschen­rechner, MDE-Geräte, Stifte, Notiz­zettel, Leitern und Waagen.

Inventurpersonal: Ohne Mitarbeiter ist eine Inventur undenkbar. Weisen Sie das Inventur­personal gründlich ein, um Fehler zu vermeiden. Erklären Sie, wie die Formulare auszufüllen sind, wie die Geräte bedient werden und in welchem Zeit­rahmen die Arbeiten durch­zuführen sind.

 Step 2: Aufgaben während der Inventur

Um sicherzustellen, dass keine Ware während der Inventur verräumt wird, schließt der Inventur­leiter die jeweiligen Aufnahme­bereiche. Gezählt wird dann von oben nach unten und von links nach rechts. Sinnvoll ist es, beim händischen notieren in Teams zu arbeiten, wobei der Zähler die Daten für jede aufgenommene Objekt­gruppe angibt. Dazu zählen z.B. Artikel­bezeichnungen, Waren­gruppen-Nummer, Alter, Menge und Preis. Der Schreiber notiert die Daten und kennzeichnet abgeschlossene Aufnahme­bereiche. Ist die Ware mit einem Bar­code versehen, kann dieser mit einem MDE-Gerät gescannt und die entsprechenden Daten digital erfasst werden.

Step 3: Aufgaben nach der Inventur

Prüfung der Aufnahme­formulare: Alle Inventur­formulare müssen nach der Bestands­aufnahme auf Vollständigkeit und bei händischer Erfassung auch auf Les­barkeit geprüft werden. Zusätzlich wird bei einem Rundgang kontrolliert, ob alle Aufnahme­bereiche markiert und somit abgearbeitet worden sind.

Kaufmännische Software zur Inventur: Effizienz­steigerung und Zeit­ersparnis

Moderne kaufmännische Software kann eine große Rolle bei der Durch­führung einer effizienten Inventur spielen. Ein gutes Warenwirtschafts­system ermöglicht es Unternehmen, diesen oft zeit­aufwendigen Prozess nahezu mühelos durchzuführen, wobei ein Großteil der benötigten Zeit eingespart werden kann. Der Einsatz von modernen Hilfs­mitteln wie Barcode-Scannern und MDE-Geräten erleichtert die Waren­aufnahme erheblich und verkürzt die Zeit, die für das Zählen benötigt wird. Dies führt nicht nur zu einer Beschleunigung des gesamten Inventur­prozesses, sondern reduziert auch den Personal­aufwand. Zusätzlich zur Zeit­ersparnis bietet kaufmännische Software aber auch weitere Vorteile, wie die automatische Aktualisierung von Lager­beständen.

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